关于做好2015年归档工作的通知
2015-03-20 16:22:59
各单位、各部门:
为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理,确保学校各类文件材料及时、完整的归档,更好地为学校中心工作服务,按照《成都理工大学档案管理办法》(成理校档[2011]2号)的有关规定,现将2015年归档要求通知如下:
一、归档范围与时间
在学校教学、科研、党政管理等活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式(纸质、照片、磁盘、录像带等)的文件材料和实物均应归档保存。应特别重视收集在重要会议及活动(如党的群众路线教育实践活动、教代会与工代会的活动、全校性活动、外事活动、大型会议、各项检查评估等)中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等声像材料。具体的归档范围见《成都理工大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定》。
1、2014年形成的文书类文件材料应在2015年6月30日以前完成归档工作;科研和地质调查项目、仪器设备采购等材料在项目完成后三个月内归档;基建项目的材料在项目竣工验收后六个月内或工程决算审计后三个月内归档。
2、2015年毕业的研究生、本科生、专科生的学籍卡应在各学院学年成绩上传完毕或教务管理系统暂停成绩上传后再 生成打印,并在2015年10月1日以前完成归档工作。
3、2015年6月授位的研究生学位论文与学位评审材料应按要求规范整理后于2015年10月1日前归档;2015年12月授位的,则于次年3月30日前归档。
4、2015届毕业生的人事档案,主要包括:学生登记表、研究生报考材料、毕业生登记表、硕(博)士授位决议书、学籍卡、思想品德评定表(综合素质测评表)、就业通知书、体检表、党(团)材料、奖励与处分材料等,应在6月底7月初完成归档工作。
5、2015年毕业生合影照片(含电子版,不过塑)应于6月30日前整理归档;重大活动中产生的照片、视频等声像材料应在活动结束后两个月内归档。
6、教职工的人事档案材料应在材料形成后的一个月内归档。
二、归档要求
1、各级领导要高度重视本单位、本部门的立卷归档工作,认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确,严把质量关,防止漏归、错归;兼职档案员要认真做好平时预立卷工作,合理分类,安全存放,加强与档案馆的联系,积极接受业务指导和监督检查,保证本部门文件材料及时、完整归档。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2、学校实行由文件材料形成部门(包括项目课题组)立卷归档的制度。各归档单位(课题组)将办理完毕需要归档的文件材料按照立卷方法和要求,组成案卷,移交给档案馆。立卷归档具体流程参见附件1。
3、依照《高等学校档案管理办法》和我校实际情况,实行纸质材料和电子材料同步归档的制度。归档的电子文件必须采用通用的归档格式,与纸质文件内容一致,并以该文件的文号或题名来命名。
4、各类文书及科技档案的案卷整理要求如下:
(1)各门类档案总的质量要求是:遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的历史联系,适当考虑和区分文件材料的不同保管价值,使案卷便于保管与利用。
(2)卷内文件材料必须准确反映我校教学、科研和管理活动的内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。
(3)管理内容的档案按形成部门、问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要修改稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
(4)不同年度的文件材料一般不得一起立卷,但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷;跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷。
(5)确定文件材料的保管价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;其他的列为长期/短期或30年/10年保存。
(6)卷内文件材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。
(7)归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物。
(8)一般不能使用复印件归档;如确无原件的,应在复印件上加盖单位印章归档。
5、学籍卡材料归档要求如下:
(1)学籍卡根据当年实际已毕业或授位的情况进行归档,必须准确反映毕业生在校期间的学籍完成情况,信息要做到准确、完整。
(2)应保证学籍卡的生成质量,除学籍信息及页码外,学籍卡上不得出现打印网址、生成软件、乱码等信息。
(3)归档的学籍卡纸质材料必须与教务系统导出的学籍卡电子版信息完全一致。
(4)必须提供excel制作的归档学籍卡电子清单,填写序号、班号、学号、姓名、性别、学院、专业项目,并按专业单独生成。
(5)当年学籍中断的学生,其成绩单由教务处于次年3月30日前归档。
6、学位论文与学位评审材料归档要求如下:
(1)研究生学位论文与学位评审材料按《成都理工大学研究生学位档案材料归档办法(试行)》的要求进行整理和归档。
(2)学位评审材料中的学位申请书、授予学位决议书、论文专家评议书、论文学术评语必须进行数字化,并确保扫描电子文件的内容与归档的纸质内容完全一致。扫描电子文件要求以每件学位评审材料为一份文件存储,采用PDF格式;扫描分辨率应大于或等于200pdi;扫描色彩模式应为彩色。
7、各单位需制作移交清册(一式两份)(见附件2、附件3),经单位领导审核签字后向档案馆移交。移交时,交接双方须签字并标明移交日期。
8、档案馆将组织人员陆续到各部门指导归档事宜;另外在归档过程中如有任何疑问,请及时与档案馆联系,档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。
科技处、地调院和科研项目、地调项目的材料归档联系人:刘 俐,联系电话:84078908;
研究生院、教务处、学生处的教学类(含本专科学籍卡)档案材料归档联系人:薛丽华,联系电话:84078908;
研究生院、各学院的研究生学位论文及评审材料归档联系人:邓德成,联系电话:84078908;
其他部门的材料归档联系人:任泽明,联系电话:84078061;
毕业生人事档案材料归档联系人:赵湘渝,联系电话:84079985;
教职工人事档案材料归档联系人:胡国平,联系电话:84079067。
附件:1、成都理工大学档案立卷归档流程图
为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理,确保学校各类文件材料及时、完整的归档,更好地为学校中心工作服务,按照《成都理工大学档案管理办法》(成理校档[2011]2号)的有关规定,现将2015年归档要求通知如下:
一、归档范围与时间
在学校教学、科研、党政管理等活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式(纸质、照片、磁盘、录像带等)的文件材料和实物均应归档保存。应特别重视收集在重要会议及活动(如党的群众路线教育实践活动、教代会与工代会的活动、全校性活动、外事活动、大型会议、各项检查评估等)中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等声像材料。具体的归档范围见《成都理工大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定》。
1、2014年形成的文书类文件材料应在2015年6月30日以前完成归档工作;科研和地质调查项目、仪器设备采购等材料在项目完成后三个月内归档;基建项目的材料在项目竣工验收后六个月内或工程决算审计后三个月内归档。
2、2015年毕业的研究生、本科生、专科生的学籍卡应在各学院学年成绩上传完毕或教务管理系统暂停成绩上传后再 生成打印,并在2015年10月1日以前完成归档工作。
3、2015年6月授位的研究生学位论文与学位评审材料应按要求规范整理后于2015年10月1日前归档;2015年12月授位的,则于次年3月30日前归档。
4、2015届毕业生的人事档案,主要包括:学生登记表、研究生报考材料、毕业生登记表、硕(博)士授位决议书、学籍卡、思想品德评定表(综合素质测评表)、就业通知书、体检表、党(团)材料、奖励与处分材料等,应在6月底7月初完成归档工作。
5、2015年毕业生合影照片(含电子版,不过塑)应于6月30日前整理归档;重大活动中产生的照片、视频等声像材料应在活动结束后两个月内归档。
6、教职工的人事档案材料应在材料形成后的一个月内归档。
二、归档要求
1、各级领导要高度重视本单位、本部门的立卷归档工作,认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确,严把质量关,防止漏归、错归;兼职档案员要认真做好平时预立卷工作,合理分类,安全存放,加强与档案馆的联系,积极接受业务指导和监督检查,保证本部门文件材料及时、完整归档。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2、学校实行由文件材料形成部门(包括项目课题组)立卷归档的制度。各归档单位(课题组)将办理完毕需要归档的文件材料按照立卷方法和要求,组成案卷,移交给档案馆。立卷归档具体流程参见附件1。
3、依照《高等学校档案管理办法》和我校实际情况,实行纸质材料和电子材料同步归档的制度。归档的电子文件必须采用通用的归档格式,与纸质文件内容一致,并以该文件的文号或题名来命名。
4、各类文书及科技档案的案卷整理要求如下:
(1)各门类档案总的质量要求是:遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的历史联系,适当考虑和区分文件材料的不同保管价值,使案卷便于保管与利用。
(2)卷内文件材料必须准确反映我校教学、科研和管理活动的内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。
(3)管理内容的档案按形成部门、问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要修改稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
(4)不同年度的文件材料一般不得一起立卷,但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷;跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷。
(5)确定文件材料的保管价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;其他的列为长期/短期或30年/10年保存。
(6)卷内文件材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。
(7)归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物。
(8)一般不能使用复印件归档;如确无原件的,应在复印件上加盖单位印章归档。
5、学籍卡材料归档要求如下:
(1)学籍卡根据当年实际已毕业或授位的情况进行归档,必须准确反映毕业生在校期间的学籍完成情况,信息要做到准确、完整。
(2)应保证学籍卡的生成质量,除学籍信息及页码外,学籍卡上不得出现打印网址、生成软件、乱码等信息。
(3)归档的学籍卡纸质材料必须与教务系统导出的学籍卡电子版信息完全一致。
(4)必须提供excel制作的归档学籍卡电子清单,填写序号、班号、学号、姓名、性别、学院、专业项目,并按专业单独生成。
(5)当年学籍中断的学生,其成绩单由教务处于次年3月30日前归档。
6、学位论文与学位评审材料归档要求如下:
(1)研究生学位论文与学位评审材料按《成都理工大学研究生学位档案材料归档办法(试行)》的要求进行整理和归档。
(2)学位评审材料中的学位申请书、授予学位决议书、论文专家评议书、论文学术评语必须进行数字化,并确保扫描电子文件的内容与归档的纸质内容完全一致。扫描电子文件要求以每件学位评审材料为一份文件存储,采用PDF格式;扫描分辨率应大于或等于200pdi;扫描色彩模式应为彩色。
7、各单位需制作移交清册(一式两份)(见附件2、附件3),经单位领导审核签字后向档案馆移交。移交时,交接双方须签字并标明移交日期。
8、档案馆将组织人员陆续到各部门指导归档事宜;另外在归档过程中如有任何疑问,请及时与档案馆联系,档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。
科技处、地调院和科研项目、地调项目的材料归档联系人:刘 俐,联系电话:84078908;
研究生院、教务处、学生处的教学类(含本专科学籍卡)档案材料归档联系人:薛丽华,联系电话:84078908;
研究生院、各学院的研究生学位论文及评审材料归档联系人:邓德成,联系电话:84078908;
其他部门的材料归档联系人:任泽明,联系电话:84078061;
毕业生人事档案材料归档联系人:赵湘渝,联系电话:84079985;
教职工人事档案材料归档联系人:胡国平,联系电话:84079067。
附件:1、成都理工大学档案立卷归档流程图
成都理工大学档案馆
2015年3月18日
2015年3月18日
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